Mit dieser Anleitung begleiten Sie eine öffentliche Ausschreibung von der Bekanntmachung bis zum Abschluss in Fainoa. Fristen, Unterlagen, Antworten auf Bieterfragen und Nachträge werden mit Quelle und Datum festgehalten. Regelmäßige Abgleiche helfen Ihnen, Änderungen für die Angebotsvorbereitung einzuordnen.
Ein geordneter Ablauf für die Ausschreibungsverfolgung. Ein fester wöchentlicher Durchgang verbindet die Prüfung laufender Verfahren mit der Suche nach passenden neuen Ausschreibungen. Die dabei entstehenden Notizen bilden eine nachvollziehbare Grundlage für Ihre eigene Angebotsakte.
Vor dem Start: Ihr KI-Assistent muss mit Fainoa verbunden sein. Je nach Sitzung oder Berechtigung kann eine erneute Anmeldung oder Freigabe nötig sein.
Agent verbindenDrei Geräte- oder Materialangebote vergleichen
Starten Sie mit einer konkreten Beschaffung und einer eindeutigen Spezifikation. Die Angaben in [ECKIGEN KLAMMERN] bleiben als Platzhalter stehen; direkt dahinter finden Sie jeweils ein Beispiel.
Vergleiche drei Angebote für [GERÄT ODER MATERIAL] (z. B. „Kupferrohr“) mit [SPEZIFIKATION] (z. B. „22 × 1 mm, EN 1057, hart“), Menge [MENGE/EINHEIT] (z. B. „500 Meter“), Lieferung nach [ORT] (z. B. „Kassel“) bis [DATUM] (z. B. „30.11.2026“), Budget [EURO, NETTO ODER BRUTTO] (z. B. „7.500 Euro netto“). Erstelle dafür die Fainoa-Tabgruppe „Beschaffung vergleichen“ und speichere die Anforderungen im Briefing. Lege Anbieterlinks als Tabs ab. Notiere Modell/Artikelnummer, Lieferumfang, Preisbasis, Umsatzsteuer, Versand, Verfügbarkeit und Prüfdatum. Vergleiche im Ergebnisbericht Gesamtkosten und Lieferzeit bei gleichem Umfang; zeige bei Material auch den Preis je Einheit. Fehlende Angaben und Abweichungen offen markieren. Empfiehl eine Option mit Begründung. Nichts bestellen.
Ausdrücklich fiktives Ergebnisbeispiel
Ein Set kostet 249 € brutto. Ein Solo-Gerät kostet mit nötigem Akku, Ladegerät und Versand 283 € brutto. Im gleichen Umfang ist das Set günstiger.
Lies zuerst das Briefing, die Notizen und den Ergebnisbericht der Fainoa-Tabgruppe „Beschaffung vergleichen“. Geänderte Vorgabe: [ÄNDERUNG ODER „KEINE“] (z. B. „Berücksichtige nur Angebote mit Lieferung innerhalb von zehn Werktagen“ oder „KEINE“). Prüfe die gespeicherten Quellen zum heutigen Datum erneut. Ergänze Änderungen und offene Punkte datiert, erhalte frühere Stände und fasse den neuen Stand im Ergebnisbericht zusammen.
Zur einfachen Anleitung Geräte und Material
Falls eine Quelle oder Fainoa-Aktion nicht zugänglich ist, lassen Sie dies kennzeichnen und ergänzen Sie fehlende Inhalte selbst.
Ausführlicher Beispielablauf
Danach folgt die ausführliche Branchenanleitung. Datierte Fälle und Verlaufskarten sind illustrative Beispiele. Passen Sie Namen, Kriterien, Ereignisdaten und Gruppennamen an. Bei wiederverwendbaren Prompts bedeutet „heutiges Datum“ das tatsächliche Datum des jeweiligen Durchgangs; der Assistent soll es konkret einsetzen. Neue Durchgänge starten Sie jeweils selbst.
Das Suchprofil
Der erste Prompt beschreibt die gesuchten Gewerke, die Region und die Auswahlkriterien. Auch Ausschlüsse werden im Briefing festgehalten. So lässt sich bei jedem Durchgang nachvollziehen, welche Verfahren für Ihren Betrieb infrage kommen.
Wir sind ein SHK-Betrieb mit 18 Mitarbeitern in Kassel und bieten auf öffentliche Ausschreibungen im Umkreis von 120 km. Interessant sind Heizungs-, Lüftungs- und Sanitärgewerke, CPV 45330000 und 45331000, Auftragswert 50.000 bis 800.000 € netto, national ausgeschrieben nach VOB/A oder UVgO. Wir sind nicht präqualifiziert und reichen Eignungsnachweise einzeln ein. Nicht interessant: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, dafür fehlen uns die Referenzen; Verfahren mit Pflicht zur Bietergemeinschaft; alles mit Ausführungsbeginn vor März 2027, da sind wir ausgelastet. Erstelle in Fainoa die Tabgruppe „Ausschreibungen 2026/27“ und schreib das als Briefing hinein. Mach dann die Nullaufnahme: Such die derzeit laufenden Bekanntmachungen, die auf das Profil passen, und speichere jede als eigenen Tab. In die Notiz, als erste Zeile immer die Vergabenummer allein — sie ist die amtliche Kennung und der Schlüssel, über den du dieses Verfahren beim nächsten Durchgang wiederfindest. Darunter: – Vergabestelle, Verfahrensart – Leistung in zwei Sätzen, geschätzter Auftragswert – Frist für Bieterfragen, Angebotsfrist mit Uhrzeit, Bindefrist, Ausführungszeitraum – welche Eignungsnachweise und Formblätter verlangt werden – wo die Vergabeunterlagen liegen und ob sie kostenfrei sind – dein Eindruck in einem Satz: passt, passt knapp, passt nicht — mit Grund Was du nicht findest, schreibst du als „nicht auffindbar, Stand vom heutigen Datum“ hin. Fristen schätzt du unter keinen Umständen — eine falsche Frist in der Akte ist schlimmer als gar keine. Speichere die Adresse ohne Tracking-Anhängsel — alles ab utm_, ref, fbclid oder einer Sitzungskennung schneidest du ab. Sonst gilt dieselbe Seite beim nächsten Durchgang als neue und wird ein zweites Mal angelegt.
Warum die Uhrzeit mit in die Notiz gehört
Erfassen Sie Angebotsfristen mit Datum und Uhrzeit so, wie sie in der maßgeblichen Quelle angegeben sind. Damit bleibt der konkrete Abgabezeitpunkt in der Tabgruppe sichtbar.
Der Durchgang
Verwenden Sie diesen Prompt für den wöchentlichen Abgleich. Zuerst werden laufende Verfahren auf Änderungen geprüft, anschließend passende neue Ausschreibungen gesucht. Diese Reihenfolge hält die Angebotsvorbereitung und die weitere Auswahl zusammen.
Lies zuerst das Briefing, die Notizen aller verfolgten Ausschreibungen und den Ergebnisbericht der Fainoa-Tabgruppe „Ausschreibungen 2026/27“. Sag mir in drei Sätzen, welche Frist als nächste fällt und was diese Woche ansteht. Dann zwei Durchgänge, in dieser Reihenfolge: 1. Die laufenden Verfahren, die du über die Vergabenummern aus den Notizen heraussuchst — nicht über die gespeicherten Adressen, die auf Vergabeplattformen häufig an eine Sitzung gebunden sind. Prüf bei jedem, ob sich seit dem letzten Durchgang etwas geändert hat — beantwortete Bieterfragen, Nachträge zu den Vergabeunterlagen, verschobene Fristen, aufgehobene Verfahren. Jede Änderung hängst du an die Notiz an, mit Datum und Fundstelle. Berührt eine Antwort das Leistungsverzeichnis, schreib ausdrücklich dazu, dass die Kalkulation nachgezogen werden muss. Wo nichts passiert ist: „geprüft, unverändert, heutiges Datum“. 2. Neue Bekanntmachungen seit dem letzten dokumentierten Durchgang bis heute, die auf das Profil passen. Speichern und Notiz nach dem gewohnten Schema. Was am Profil scheitert, nennst du mir nur im Chat, mit dem Grund. Wichtig beim Ergänzen: Eine Notiz wird beim Speichern ersetzt, nicht verlängert. Lies also zuerst die vorhandene Notiz, häng deinen neuen Absatz unten an und schreib den vollständigen Text zurück. Was du dabei weglässt, ist verloren. Häng dann einen Abschnitt „Stand vom heutigen Datum“ an den Ergebnisbericht: – alle Fristen der nächsten 21 Tage, aufsteigend sortiert, mit Vergabenummer und Uhrzeit – was sich an laufenden Verfahren geändert hat – was neu dazugekommen ist – worauf wir nach deinem Eindruck nicht bieten sollten, mit Begründung Den bisherigen Bericht lässt du unverändert stehen.
Die Vollständigkeitsprüfung
Vor der Abgabe unterstützt diese Sitzung die Prüfung auf Vollständigkeit. Sie gleicht die vorhandenen Unterlagen mit den dokumentierten Anforderungen ab und hält offene Punkte fest.
Lies zuerst das Briefing, die Notizen und den Ergebnisbericht der Fainoa-Tabgruppe „Ausschreibungen 2026/27“. Für die Ausschreibung [Vergabenummer] (z. B. „2026-SHK-047“) endet die Angebotsfrist am 02.10.2026 um 11:00 Uhr. Die Vergabeunterlagen habe ich im Browser offen — sie liegen hinter dem Zugang der Vergabeplattform, du kommst also nur an das heran, was ich dir geöffnet habe. Geh sie zusammen mit der Notiz durch und stell mir eine Abgabeliste zusammen: jedes verlangte Formblatt, jeder Eignungsnachweis, jede Erklärung — und daneben, ob wir das Dokument haben, von wann es ist und ob es am Abgabetag noch gültig ist. Achte besonders auf Unterlagen mit eigenem Ablaufdatum: Unbedenklichkeits- bescheinigung des Finanzamts, Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Bescheinigung der Berufsgenossenschaft, Nachweis der Betriebshaftpflicht mit Deckungssumme, Eintrag in der Handwerksrolle. Schreib die Liste als Abschnitt „Abgabeprüfung [Vergabenummer] (z. B. „2026-SHK-047“), Stand vom heutigen Datum“ in den Bericht. Was fehlt oder abläuft, stellst du oben hin, nicht unten.
Das Verfahrensergebnis auswerten
Soweit Angaben zum Zuschlag öffentlich verfügbar sind, können Sie diese mit Ihrem eigenen Angebot vergleichen. Eine datierte Sammlung solcher Ergebnisse unterstützt die Auswertung von Preisen, Leistungsumfang und künftigen Angebotsentscheidungen.
Lies zuerst das Briefing, die Notizen und den Ergebnisbericht der Fainoa-Tabgruppe „Ausschreibungen 2026/27“. Für [Vergabenummer] (z. B. „2026-SHK-047“) ist die Vergabebekanntmachung erschienen, den Zuschlag hat [Firma] (z. B. „Elektro Hansa GmbH“) erhalten. Trag das in die Notiz zu dieser Ausschreibung ein: Datum, Zuschlagsempfänger, veröffentlichter Auftragswert, Zahl der eingegangenen Angebote, soweit die Bekanntmachung das hergibt. Unser eigenes Angebot lag bei 412.000 € netto. Prüf dann, ob dieselbe Firma in unserer Gruppe schon bei früheren Verfahren aufgetaucht ist. Wenn ja, stell die Fälle nebeneinander — Gewerk, Vergabestelle, Auftragswert, Abstand zu unserem Angebot — und sag mir, ob sich ein Muster abzeichnet. Als Vermutung gekennzeichnet, nicht als Befund.
Die Angebotsakte
Am Ende des Verfahrens werden die datierten Notizen zu einem zusammenhängenden Vermerk für Ihre eigene Angebotsakte aufbereitet. Quellen, Entscheidungen und offene Punkte bleiben darin nachvollziehbar.
Lies zuerst das Briefing, die Notizen und den Ergebnisbericht der Fainoa-Tabgruppe „Ausschreibungen 2026/27“. Für die Ausschreibung [Vergabenummer] (z. B. „2026-SHK-047“) fassen wir den Vorgang zusammen. Lies alles, was in ihrer Notiz steht, und schreib daraus einen zusammenhängenden Vermerk in den Bericht, Abschnitt „Angebotsakte [Vergabenummer] (z. B. „2026-SHK-047“)“: – wann wir von der Ausschreibung erfahren haben und woher – warum wir uns für die Teilnahme entschieden haben – welche Änderungen während der Angebotsfrist eingetreten sind und wie wir darauf reagiert haben – womit wir kalkuliert haben und welche Annahmen dahinterstanden – Ausgang des Verfahrens Verwende ausschließlich, was in den Notizen mit Datum belegt ist. Wo eine Begründung fehlt, schreibst du „nicht dokumentiert“ hin, statt sie zu ergänzen.
Quellen und Unterlagen bereitstellen
In Fainoa können Sie recherchierte Webseiten und zugehörige Notizen geordnet festhalten. Der verbundene KI-Assistent arbeitet mit den Quellen, auf die er zugreifen kann. Unterlagen hinter einem Zugang oder separat erhaltene Dateien stellen Sie bei Bedarf selbst bereit; fehlender Zugriff wird ausdrücklich vermerkt.
Angebotsakte, nicht Vergabevermerk
Die Anleitung unterstützt die Dokumentation Ihrer eigenen Angebotsvorbereitung. Die Angebotsakte hält verwendete Unterlagen, interne Entscheidungen und den Verlauf fest und erleichtert spätere Rückfragen oder Auswertungen.
Wenn Sie selbst vergeben
Für die Auswahl von Nachunternehmern lässt sich derselbe Aufbau anpassen: Leistungsumfang und Kriterien festhalten, Angebote vergleichbar erfassen und Entscheidungen dokumentieren.
Wir vergeben das Gewerk Elektro als Nachunternehmerleistung und wollen den Vorgang sauber dokumentieren. Erstelle die Fainoa-Tabgruppe „NU-Vergabe Elektro, Projekt Nordstadt“ und schreib ins Briefing, was wir beschaffen, nach welchen Kriterien wir auswählen und wie diese Kriterien gewichtet sind — festgelegt jetzt, bevor das erste Angebot da ist. Sammle dort außerdem, was zu den angefragten Betrieben öffentlich zu finden ist: Website, Handelsregistereintrag, Referenzprojekte, Präqualifikationsnachweis. Je Betrieb ein Tab mit Notiz. Die Angebote selbst kommen als PDF per E-Mail und stehen nirgends im Netz. Leg dafür die Liste „Angebote Elektro“ an. Ich gebe dir jedes Angebot durch, sobald es eingeht — du legst daraus einen Listeneintrag an mit Eingangsdatum, Bieter, Angebotssumme netto, Nebenangeboten und Vorbehalten, und verweist auf den Tab des jeweiligen Betriebs. Nach jeder Wertungsrunde hängst du an den Bericht einen Abschnitt an, der festhält, wer aus welchem Grund ausgeschieden ist. Die Gewichtung im Briefing wird nicht mehr angefasst — Änderungen kommen mit Datum und Grund als neuer Abschnitt darunter, nie über die alte Fassung.
Drei Grundsätze für die weitere Arbeit
- Vorhandenen Stand zuerst lesen.Jeder Durchgang beginnt mit Briefing, Bericht und Notizen. So werden die festgelegten Kriterien und der bisher dokumentierte Verlauf in die weitere Arbeit einbezogen.
- Frühere Angaben mit Datum erhalten.Neue Angaben werden mit Prüfdatum und Quelle ergänzt. Frühere Stände bleiben erhalten; auch ein geprüfter, unveränderter Stand wird dokumentiert.
- Neue Stände vollständig ergänzen.Notizen werden vor dem Speichern vollständig eingelesen und mit den Ergänzungen zurückgeschrieben. Berichte erhalten neue datierte Abschnitte, damit die Entwicklung nachvollziehbar bleibt.